Excel työajanseurantaan – Missä rajat menevät?
Sopiiko Excel työajanseurantaan? Työajanseurannan tekeminen excelissä voi olla tehokasta varsinkin, jos kyseessä on mikroyritys ja tarkoitus on tuottaa simppeliä rivitietoa, josta saadaan mahdollisesti asiakkaalle laskun liitteeksi materiaalia.
On huomioitava, että mikäli exceliä käyttää pohjana, pohjan rakentamiseen tulee käyttää aikaa ja se vaatii myös hieman osaamista, mikäli työajanseurantaa rakennusalalla tekevä yritys haluaa saada koontiraportteja.
Kaavojen kirjoittaminen voi siis käydä tutuksi.
Uusien projektien tai kohdisteiden lisääminen voi tuottaa tuskaa excelissä ja siksi tyypillinen excel-työajanseuranta onkin simppeli tuntikirjaus, jossa ei oikeasti oteta kantaa palkkalajeihin tai muihin kohdisteisiin, kuten projektitietoon tai litterarakenteisiin.
Työajanseuranta Excel saattaa toimia alkuun
Työajanseuranta Excelissä tapahtuu kyllä kohtalaisen näppärästi tietokoneella, mutta mobiilikäytössä ongelmia voi tuottaa mm. käyttöliittymän skaalautumattomuus sekä muokkausten tekeminen puhelimella. Mobiilissa myös työajanseurannan raporttien ulos ottaminen voi tuottaa ongelmia.
Excelissä ei myöskään ole toimintoja laskun muodostukseen kirjausten perusteella ja hyväksyntäprosessikin tulee rakentaa itse. Pienelle yritykselle varsin mitättömiä ongelmia, mutta kun työntekijöitä on jo muutama, voi excelin pyörittäminen aiheuttaa haasteita.
Esimerkiksi, mikäli tunteja ei hyväksytä, ei tieto myöskään liiku työntekijälle ilman, että hän varta vasten tarkistaa asian excelistä tai hänelle henkilökohtaisesti ilmoitetaan asiasta.
Milloin siirtyä työajanseurannan järjestelmän käyttöön Excelistä?
On hyvin yksilöllistä, mille yrityksille excelin työajanseuranta toimii. Pääsääntönä voi kuitenkin pitää yrityksen kokoa. Mikäli yrityksellä on jo muutama työntekijä, on tyypillistä, että työaikoja halutaan seurata tarkemmalla tasolla.
Varsinkin rakennusalalla on tärkeää, että työajat saadaan kohdennettua projekteille, asiakkaille ja litteratasoille, jotka voivat määrittää esimerkiksi laskutettavan työn summan. Samalla saadaan työn kustannus kohdistettua projektille.
Mikäli yrityksellä on toiminnanohjausjärjestelmä käytössään ja siihen kytketty työajanseuranta, saa yritys erinomaisen kustannusseurannan reaaliajassa. Tämä ei tietenkään toteudu, mikäli yritys käyttää exceliä työajanseurantaan.
Pohjana voi myös pitää, että mikäli yritys tekee tarjouslaskentaa, tulee hänellä toteutuneista kaupoista saada seuranta tarjouslaskennassa toteutetulle litterarakenteelle, jotta yritys voi tehdä mitattavaa ja kannattavaa liiketoimintaa. Myös palkanlaskennan oikeellisuuden varmistaminen ja turhan työn minimointi ajaa tyypillisesti työnantajan excelistä pois ja työajanseurantajärjestelmän pariin.
Mitä siis suosittelemme: Excel vai jotain muuta?
Mikäli olet vielä pieni yritystoimintaa aloitteleva toimija, on Excel-työajanseuranta varsin mainio väline saada kootusti dataa tehdyistä työajoista ja mahdollisesta tuntilaskutuksen määrästä.
Mikäli kuitenkin haluat panostaa liiketoiminnan kannattavuuteen ja/tai sinulla on useampi työntekijä sekä varsinkin mikäli toimit rakennusalalla, suosittelemme ottamaan käyttöön erinomaisen tarjouslaskennan sisältävän toiminnanohjausohjelmiston, johon saat kytkettyä tarvittavan työajanseurantajärjestelmän.
