Kaikki sai alkunsa siitä, kun toimimme itse rakennusalan yrityksessä. Otimme asiakkaan roolissa käyttöön tai kartoitimme eri järjestelmiä, mitä Suomen markkinasta löytyy tänäkin päivänä. Monet ohjelmistotoimittajat ovat tehneet erittäin hienoa työtä rakennusalan eteen. Aika monesti koimme kuitenkin tarvitsevamme useita Exceleitä eri käyttötarkoituksiin, kuten laskentaan, kustannusseurantaan sekä keskeisten lukujen laskemiseen.

Järjestelmiä oli käytössä useita ja moni aika kriittinenkin tieto oli yksittäisten käyttäjien yksittäisillä tietokoneilla. Tieto oli muutenkin aika pirstaleista ja hankkeiden kannattavuuksia joutui analysoimaan jälkikäteen.

Meillä on ollut lapsenomainen innostus selvittää rakennusalan toimialalla työskentelevien yritysten tarpeet laajasti.

Olen henkilökohtaisesti tavannut rakennusalan yrittäjiä hieman yli tuhat. Tapaamisessa on käyty läpi yritysten keskeiset haasteet. Haasteet ovat liittyneet hyvin usein laskentaan / hinnoitteluun, kannattavuuteen, kassavirran hallintaan sekä päivittäisten rutiinien suureen määrään ajankäytöllisesti.

Näiden läpikäytyjen keskustelujen pohjalta yleisimmät asiat, mitä tuli vastaan olivat seuraavat:

Läpinäkyvyys

• Ei nähdä tarjous- ja tilauskantaa reaaliajassa kootusti yhdellä näkymällä
• Ei nähdä seuraavian toimenpiteitä projektien osalta
• Ei nähdä yleistilannetta projektien laskutus- ja valmiusasteista, minkä vaikutus on merkittävä
• Ei nähdä helposti, mitkä osa-alueet laskennassa on laskettu oikein ja mitkä väärin

Laskenta

• Laskenta ei perustu todellisiin kustannuksiin, vaan kustannuksia arvioidaan Exceleissä tai toiminnanohjausjärjestelmässä
• Suurin osa yrityksistä, ketkä laskee Excelillä kustannuksia projekteille on kaava- ja laskentavirheitä
• Tyypillisimmät virheet löytyvät virheellisestä katelaskennasta sekä Exceleiden kaava- ja laskentavirheistä (laskentavirheistä yleisimmät on materiaalien todellisten kustannusten puuttuminen, töiden sivukulut sekä materiaalien puuttuvat hukkaprosentit)
• Laskenta ei muodosta kustannusseurantaan budjettia riittävällä tarkkuudella

Kustannusseuranta

• Kustannuksia seurataan ja analysoidaan jälkikäteen, eli puhutaan jälkilaskennasta
• Kustannuksia seurataan projektitasolla, jolloin yritys ei pääse koskaan riittävään käsitykseen, että mitä pitäisi muuttaa kannattavuuden parantamiseksi
• Seurataan kustannuksia vain mielenkiintoisten tai merkittävien projektien osalta
• Kannattavuuteen ei pääse pureutumaan helposti eri “kulmista”, jolloin yritykset tekee vääriä johtopäätöksiä parhaiden arvioiden mukaan

Tiedonkulun ongelmat

• Järjestelmiä on paljon ja tiedot on pirstaloitunut, josta muodostuu merkittävä tiedonkulun ongelma
• Laskennasta ei saada tietoa projektin vetäjille riittävällä tasolla, jolloin toteutuksen aikana tehdään asioita, mitä ei ole laskettu projektiin
• Tieto ei kulje työmaalla työskenteleville henkilöille (urakkakortti) eikä työmaalta talouteen (kustannusseurannan litteroille ja laskutusta varten laskutöissä)
• Kysellään paljon eri henkilöiltä asioita, kun tiedot ei ole kaikkien tarvittavien henkilöiden saatavilla

Talous ja rutiinit

• Laskutusprosessia ja maksuerätaulukoita ei ole optimoitu kassavirran kannalta järkevästi
• Rutiinit työllistää todella paljon, jolloin ei jää aikaa yrityksen kehittämiseen sekä kiinteät kustannukset voivat olla turhan korkealla tasolla
• Manuaalisten tietojen syöttöön menee todella paljon aikaa ja aiheuttaa kustannuksia
• Palkkamateriaalin muodostaminen sekä lisätöiden laskutus työllistää hallintoa liikaa

Järjestelmien käyttöönotto

• Käyttöönotto vie liikaa yritysten fokusta pois yritysten ydintoiminnasta
• Käyttöönotto työllistää tosi paljon yrityksiä
• Käyttöönottoa ei ole suunniteltu siten, että yritykset näkee reaaliajassa tilanteen, missä vaiheessa käyttöönotto on kyseisellä hetkellä

Olen myös kirjoittanut näistä Oppaan kannattavuuteen rakennusalalla.

Fondion – Sujuva arki ja näkymä huomiseen

Lähdimme ratkaisemaan asioita seuraavilla teemoilla kuin “Sujuva arki ja näkymä huomiseen”. Sujuva arki tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että järjestelmä on helppo käyttöönottaa sekä helppokäyttöinen eri rooleissa työskentelevien henkilöiden osalta.

Tarjous- ja kustannuslaskennan sekä hinnoittelun osalta helppokäyttöisyys tarkoittaa sitä, että laskenta on nopeaa, helppoa ja todellisiin kustannuksiin pohjautuvaa. Helppokäyttöisyys tarkoittaa myös sitä, että laskenta muodostaa automaattisesti oikean sisällön tarjoukselle, muodostaa kustannusseurannan halutulla litteratasolla, urakkakortin työmaalle työskenteleville henkilöille sekä projektipäällikölle tarkan tiedon, mihin laskenta perustuu.

Sujuva arki tarkoittaa myös sitä, että järjestelmä tunnistaa automaattisesti tapahtumat (työtunnit, tarvikkeet, ostolaskurivit, jne.), mitkä laskutetaan asiakkaalta edelleen. Sekä maksuerälaskutuksen helppoutta.

Sujuva arki tarkoittaa palkkojen osalta palkkamateriaalin automaattista muodostumista palkanlaskentaan siten, että saadaan automatiikan avulla esim. työkalukorvaukset helposti lisättyä palkkamateriaaliin.

Ostolaskujen käsittelyn osalta Fondionin automatiikka siirtää ostolaskurivit automaattisesti projektin vastuuhenkilöille tarkastettaviksi.

Rakennusalan yritysten toimintaedellytykset kuntoon

Näkymä huomiseen pitää sisällään monia asioita. Ensinnäkin se, että lasketaan projektit todellisiin kustannuksiin pohjautuen. Tämän avulla yrityksellä on toimintaedellytykset, koska toiminta on kannattavaa.

Vastaavasti laskennasta saatava tieto tarjousdokumentille oikealla sisällöllä antaa tilaajalle oikean käsityksen siitä, mitä yritys on tarjoamassa ja mitä vastaavasti tarjoukseen ei sisälly.

Fondionilla voidaan muodostaa monipuolisesti sisältöä tarjoukselle vain laskemalla kustannukset.

Tarjousdokumentin vaikutusta kannattavuuteen ei ole laajasti vielä ymmärretty. Monilla yrityksillä on avautunut tarjousdokumentin vaikutus yllättävänkin moneen asiaan läpikäydessämme asioita.

Näkymä huomiseen pitää sisällään paljon kannattavuuteen liittyviä asioita. Projektitasolla kustannusseurantaa tai jälkilaskentaa tekevillä yrityksillä on vaikeaa saada käsitystä siitä, että mitkä osa-alueet on kannattavia ja mitkä osa-alueet tulisi laittaa kuntoon. Näihin löytyy Fondionissa paljon mekanismeja.

Kehitämme Fondionia hyvin asiakaslähtöisesti ja tuomme viikoittain merkittävän määrän uusia ominaisuuksia, joilla autamme parantamaan alan kannattavuutta kauttaaltaan sekä tehostamaan yritysten arkea.