Opas kannattavuuteen rakennusalalla

Miksi opas on tehty?

Olen käynyt syvällisiä keskusteluja yli tuhannen rakennusalan yrittäjän kanssa reilun viiden vuoden aikana. Hyvin nopeasti minulle valkeni, että vain harva yritys osaa arvottaa korkealle asioita, joilla on suora vaikutus kannattavuuteen, kustannustietoisuuteen sekä kassakriisin välttämiseen. Rakennusalan tilanne Suomessa vaatii siis radikaalia asennemuutosta.

Haluan tässä oppaassa avata asioita, joista koen olevan todella monelle rakennusalan yritykselle hyötyä. Jos haluat parantaa kannattavuutta projektien osalta, lue opas loppuun.

Kannattavuus

Usein ajatellaan, että yrityksen kannattavuuteen vaikuttaa markkinatilanne, tavarantoimittajan hinnat sekä sattuma ja omalla tekemisellä on vain rajallinen vaikutus lopputulokseen. Uskon kuitenkin vakaasti, että korjaamalla kustannuslaskennan, tarjouslaskennan ja projektiseurannan suuri osa rakennusalan yrityksistä Suomessa pystyy toimimaan kannattavasti toimialasta riippumatta.

Projektitason kannattavuus urakoinnissa

Asiaa voi lähestyä aluksi hyvin yksinkertaisesti:

1. Tunne kustannuksesi
2. Tee budjetti
3. Määrittele alimmalle riville tavoiteltu tulos
4. Noudata suunnitelmaa

Asiat eivät kuitenkaan aina ole näin yksinkertaisia. Kun budjettia lähdetään luomaan, herää kysymyksiä, mitkä kustannukset kohdistetaan projektille, mitkä ovat kiinteät kustannukset ja niin edelleen. Maailmantilanne vaikuttaa myös muilta osin moniin asioihin. Tämän vuoksi onkin syytä kiinnittää erityistä huomioita kannattavuustekijöihin.

Kustannuslaskenta

Moni rakennusalan toimija on lähestynyt kustannuslaskentaa kevyin perustein. Voi olla, että laskennassa ei ole huomioitu esimerkiksi tarkemman tason jaottelua, jolloin yrityksen oppiminen jää vajaaksi. Kustannuslaskennassa luodaan kuitenkin yrityksen kannattavuuden perusta, kuten seuraavassa käy selväksi.

Käytä litterarakennetta laskennassa

Järkevin tapa on jäsennellä laskentarakenteet ensin kustannuslaskennassa päälitteroihin ja alalitteroihin (riippuen projektien kokoluokasta, kestosta ja yrityksen toiminnasta). Litterarakenteen tulisi mukailla projektille kertyneitä kustannuksia kronologisesti - tiedostaen, että projektit eivät ole samanlaisia keskenään.

Miksi litterarakenne on tärkeä? Niin laskennan kuin seurannan vuoksi. Laskenta on hyvä litteroida yrityksen toiminnan mukaisesti, jotta jokainen osa-alue tulee varmuudella otettua huomioon.

Käytä tuotepaketteja laskennassa

Kustannuslaskennassa kannattaa tehdä eri litteroiden alle valmiiksi ns. tuotepaketteja, joita voi hyödyntää laskennassa sekä seurannassa. Joissakin järjestelmissä tuotepaketit ovat termistönä panoksia ja tällöin tehdään panostuksia.

Laskennassa käytettävät tuotepaketit ovat tärkeitä sen vuoksi, että opit tuntemaan yrityksesi kustannukset ja saamaan suunnitellun katteen projektista yllätysten sijaan.

Mitä tuotepaketti sisältää?

Tuotepaketti on nimensä mukaisesti paketti, joka koostaa kaikki kustannukset yhden tuotepaketin alle, mitä tietystä tekemisestä aiheutuu kustannuksia. 

Tuotepaketti voi sisältää

1. Työkustannukset
2. Materiaalikustannukset
3. Alihankinnan kustannukset
4. Muut kustannukset

Tuotepakettien kustannukset

Mitä tuotepaketille sidotuissa kustannuksissa on tärkeää huomioida?

Työkustannukset

• Kyseistä työtä tekevälle henkilölle tai henkilöryhmälle maksettava tuntipalkka
• Palkan päälle laskettavat työnantajasivukulut (työnantajasivukulut ovat vuosien mittaan nousseet merkittävästi, mitä ei monissa yrityksissä ole otettu huomioon)
• Aika, mitä kyseiseen työsuoritteeseen käytetään tunteina per työsuoritteen yksikkö

Materiaalikustannukset

• Materiaalin yksikkökustannus (esim. puutavaran kustannus yhdelle metrille)
• Materiaalin menekki per tuotepaketin yksikkö
• Materiaalin hukkaprosentti (tämä on tärkeää huomioida jo laskentavaiheessa)

Alihankinnan kustannukset

• Alihankintatyön tai alihankkijalta tulevien materiaalien kustannus

Muut kustannukset

• Koneet ja kalusto
• Polttoaineet
• Ateriakorvaukset, päivärahat, kilometrikorvaukset
• Muut kustannukset, jotka eivät ole työtä, materiaaleja tai alihankintaa

Tässä vaiheessa on tärkeää huomioida, että em. kaltaisia tuotepaketteja voi olla useita, mikäli yhtenäinen asennettava neliömäärä on suuri (työajan kesto pienempi suhteessa neliöihin) tai muita muuttuvia tekijöitä.

Tiesitkö että? Litterarakenteet sekä tuotepaketit voidaan nykyisellä tekniikalla tuoda Excelillä massana järjestelmään, joten näiden rakentamiseen ei tarvitse käyttää kuukausitolkulla aikaa, kuten aikoinaan.

Tuotepaketit vs. neliökustannukset

Miksi on tärkeää tehdä tuotepaketit, eikä vain arvioida neliökustannuksia? 

Lyhyesti: ilman tätä et opi tuntemaan projekteillesi kuuluvia kustannuksia, koska et saa kustannusseurantaan budjettia, johon lähdet vertaamaan myöhemmässä vaiheessa toteutuneita kustannuksia. Budjetin saa toki kustannusseurantaan litteratasolle vaikka käsin syöttämällä. 

Mikäli kustannukset eivät laskentavaiheessa perustu todellisiin kustannuksiin, mistä pääset käsiksi siihen tietoon, että:

1. ylittivätkö toteutuneet työtunnit budjetin
2. oliko tuntikustannus riittävä, millä työaika on laskettu
3. ylittikö materiaalin menekki budjetoidun menekin
4. ylittikö materiaalin yksikkökustannus budjetoidun yksikkökustannuksen
5. ylittikö alihankinnan tai muiden kustannusten toteuma budjetoidut kustannukset

Lyhyesti sanottuna: et pääse käsiksi siihen elintärkeään tietoon, miksi hanke ei ollut kannattava ja voit tehdä helposti väärät johtopäätökset, mikä edelleen lisää yrityksesi mahdollista ahdinkoa.

Seurannan merkitys

Kun kustannuslaskennasta on muodostunut sopimus, on selvää, että toteuman aktiivinen seuranta on äärimmäisen tärkeää. Siksi seurannan tarkkuutta, sen laajuutta ja työntekijämyönteistä käyttökokemusta ei turhaan korosteta. Seuranta opettaa, luo reaaliaikaista kustannus- ja laskutusaineistoa sekä tekee liiketoiminnan kokonaiskuvan ymmärryksestä vaivatonta. Käyn kuitenkin ensin läpi pari eri urakoitsijatyyppiä, ja sen, mitä hyötyä on olla valveutunut urakoitsija.

“Keskihintaurakoitsija” vs. valveutunut urakoitsija

Puhun monesti “keskihintaurakoitsijasta”. Tällä tarkoitan sellaista yritystä, joka arvioi keskiarvoihin pohjautuen kustannukset eri osa-alueisiin Excelillä ja tarjoavat tuotteitaan tämän perusteella. “Keskihintaurakoitsija” seuraa lisäksi monesti projektin kannattavuutta ainoastaan projektitasolla, ei litteratasolla.

Lisäksi vertaan valveutuneen urakoitsijan ja “keskihintaurakoitsijan” eroa. Valveutunut urakoitsija laskee todellisiin kustannuksiin pohjautuen ja seuraa projektien kannattavuutta litteratasolla. Valveutunut urakoitsija osaa ottaa laskennassa huomioon, mikäli projekti on joiltakin osin helpompi tai vaikeampi. “Keskihintaurakoitsija” määrittelee neliöt ja käyttää tiettyä keskihintaa. 

Mikäli tarjottavaksi tulee helppo projekti, “keskihintaurakoitsijan” tarjous ylittää valveutuneen urakoitsijan tarjouksen ja näin ollen häviää kilpailutilanteen valveutuneelle urakoitsijalle. Vastaavasti vaikeammassa projektissa “keskihintaurakoitsija” voittaa pienemmällä urakkahinnalla valveutuneen urakoitsijan, mutta ei tule saamaan tavoiteltua katetta.

Tämä ohjaa luonnostaan valveutuneen urakoitsijan tekemään helpompia projekteja ja “keskihintaurakoitsijan” tekemään vaikeampia projekteja, koska “keskihintaurakoitsija” ei ole osannut laskea kaikkia tarvittavia kustannuksia, jolloin tarjottu urakkahinta on pienempi. 

Ns. normaaleissa hankkeissa molemmat pärjäävät yhtä hyvin. Ongelma tulee pitkässä juoksussa siinä, kun “keskihintaurakoitsijan” paineet kasvavat monilta osin kannattavuuden jäädessä alhaisemmaksi, mitä valveutuneella urakoitsijalla. Tämä voi heijastua siinä, että yritetään saada lisätöistä korkeaa katetta tai aletaan oikomaan työmaalla, koska budjetti on voinut ylittyä jo ennen urakan päättymistä. Tämä voi heijastua tilaajan kanssa tapahtuvina ristiriitoina, mille ei ole tarve valveutuneella urakoitsijalla.

Litteratason kustannusseuranta osana arkea

Litteratason kustannusseuranta sai vielä muutamia vuosi sitten negatiivisen vastaanoton monissa yrityksissä. Ymmärrän hyvin näitä yrittäjiä, koska monet litteratason seurannan kannattajista alkoivat hamuamaan todella tarkkaa seurantaa, missä litteroita oli aivan liikaa.

Seurantaan tavalla tai toisella osallistuvien eri roolissa toimivien henkilöiden rutiinit tulee muistaa joka tilanteessa: 

Ensimmäisenä haluan nostaa työmaalla työskentelevät työntekijät. Jos työmaalla joudutaan liikaa miettimään, mille litteralle tai litteroille tämän päivän työt kuuluvat, kuluttavat työntekijät turhaa aikaa ja energiaa sekä pahimmassa tapauksessa kyllästyvät seurantaan kokonaan. 

Toinen työntekijäryhmä ovat henkilöt, ketkä tarkastavat ostolaskuja ja kohdistavat kustannuksia litteroille. Riskinä on, että seurannat jäävät pian kokonaan tekemättä, koska seuranta vie liikaa aikaa ja energiaa isolta osalta organisaatiota.

Kannatan sellaista litteratason seurantaa, mikä vastaa

1. yrityksen päivittäistä toimintaa
2. yritys saa riittävän hyvän kuvan projektien kannattavuustasosta osa-alueittain
3. seuranta ei työllistä kovin paljon henkilöstöä
4. seuranta on selkeä ja jokainen henkilö organisaatiossa ymmärtää, miksi seurantaa tehdään (ei kyttäämistä varten, vaan kannattavaa liiketoimintaa varten)

Mikä on oikea tarkkuus litteratason seurannassa?

Tämä on mielestäni täysin yrityskohtainen asia. Riippuu täysin siitä, kuinka pitkiä projektit ovat, mitä vaiheita projektiin sisältyy ja minkä kokoinen urakkasumma on.

Mikäli projektit ovat tuntien tai päivän keikkoja, ei litteraseurantaa tarvita. Tällöin suosittelen projektityyppikohtaista seurantaa, jossa projektit jaotellaan esim. tiettyihin huoltokeikkoihin, takuukeikkoihin tai mitä yrityksellä sitten onkaan. Mikäli projektien kestot ovat viikon mittaisia, seuranta tulisi jaotella ainakin 2-3 litteraan. Pidemmissä projekteissa vastaavasti tarkemmalle tasolle.

Summa summarum: Litteratason seuranta määräytyy yrityksen toiminnan perusteella. Kaikkein tärkeimpänä tavoitteena on saada riittävä käsitys siitä, vastaavatko lasketut kustannukset toteutuneita kustannuksia. Ja siten, ettei seuranta työllistä yrityksen työntekijöitä liikaa päivittäisessä tekemisessä.

Litteratason seurannan hyödyt yritykselle

Varsinkin viikon mittaisissa tai sitä pidemmissä projekteissa litteraseuranta on äärimmäisen tärkeä. Mikäli tehdään ainoastaan projektitasolla seurantaa, havaitaan projektin päätyttyä menikö projekti taloudellisesti hyvin vai huonosti. 

On sanonta, “kuin etsisi neulaa heinäsuovasta”. Tämä kuvaa tilannetta, missä lähdetään käymään projektia läpi ja käytetään todella paljon aikaa siihen, että yritetään saada selvyys, mikä projektissa meni pieleen. Tämän lisäksi menetetään paljon arvokasta aikaa, mikäli yrityksen kassa on tiukilla tai on tarve muuten tehdä muutoksia taloudelliseen suunnitteluun. Koska tilanne selviää pitkällä viiveellä.

Vastaavasti litteratason seuranta ja sitä edeltävä todellisiin kustannuksiin pohjautuva laskenta antaa yritykselle todella arvokasta tietoa siitä, pitääkö laskentaan tehdä muutoksia ja miltä osin muutoksia tulee tehdä. 

Otetaan esimerkki; Yritys huomaa projektin alussa, että maatöiden litteralla toteutuneet kustannukset nousivat budjetoituja kustannuksia suuremmiksi.

On hyvin helppo katsoa seuraavat asiat:

• ylittyivätkö työtunnit - eli oliko työtunteja laskettu liian vähän suhteessa toteumaan
• ylittyivätkö töiden kustannukset - oliko laskennassa käytetty liian pientä tuntikustannusta tekijöillä
• ylittyivätkö materiaalien määrät suhteessa laskentaan - oliko materiaaleja laskettu liian vähän
• ylittyikö materiaalien yksikkökustannus suhteessa laskentaan
• ylittyikö alihankinnan kustannus suhteessa laskentaan
• ylittyikö muiden kustannusten osuus suhteessa laskentaan
• puuttuiko laskennasta asioita, mitkä kuitenkin jouduttiin tekemään ja tästä aiheutui ylimääräisiä kustannuksia

Jokaisessa tilanteessa muutos pystytään tekemään heti virheen havaittua tarjouslaskentaohjelman laskentakirjastoon, jotta samaa virhettä ei tehdä toista kertaa (muutokset on oltava voimassa heti seuraavassa laskennassa). Ja muutos pystytään tekemään heti projektin aikana, kunhan yrityksellä on käytössä reaaliaikainen, litteratason seuranta. 

Korjausliikkeiden tekeminen laskentakirjastoon on äärimmäisen tärkeää tehdä heti, koska tyypillisesti yrityksillä on useita projekteja laskettavana, jolloin vahinko ei ehdi kertautumaan myös tulevissa projekteissa. Jälkilaskentaa tekevillä yrityksillä tämä ongelma on valitettavan yleinen.

Reaaliaikaisuus

Monesti ajatellaan, että ehtii sitä huomennakin, mutta yrityksen osalta huomenna voi olla jo myöhäistä. Siksi korostankin reaaliaikaisen seurannan merkitystä liiketoiminnan kannattavuuden varmistamisessa. Seuraavassa tärkeimpiä pointteja reaaliaikaisuuteen liittyen:

Jälkilaskennasta reaaliaikaiseen seurantaan

Monissa koulutuksissa ja oppikirjoissa puhutaan jälkilaskennan merkityksestä. Jälkilaskenta on toki parempi kuin tilanne, missä ei ole minkäänlaisia seurantoja. Kannatan kuitenkin reaaliaikaista kustannusseurantaa, koska ihmiset saattavat muistaa asiat myöhemmin väärin, kun lähdetään käymään läpi, mikä osa projektista onnistui ja mikä osa projektista epäonnistui.

Reaaliaikaisuuteen liittyy isommissa urakoissa toinenkin puoli: lisätyöt. Olen kuullut paljon tarinoita siitä, kuinka projektin päätyttyä jälkilaskettiin koko projekti litteratasolla. Tällaiset laskennat paljastavat mm. sellaisia asioita, että on tehty enemmän, mitä urakkaan todellisuudessa kuului. Lisätyöt kuuluisi aina hyväksyttää etukäteen tilaajalla, mutta näissä tilanteissa töitä oli pyydetty tekemään projektin aikana suullisesti työmaalla olevilta henkilöiltä. Ja niinpä toteutuneet tunnit ja materiaalikustannukset olivat korkeammat, mitä projektille oli budjetoitu. Tämä sama kaava toistui useammalla litteralla. 

Reaaliaikaisella seurannalla tällaiset asiat huomataan jo ensimmäisellä litteralla, jolloin pystytään loppuprojektin aikana ottamaan homma paremmin hallintaan myös kustannusten osalta.

Reaaliaikaisen seurannan avulla pystytään muutenkin havaitsemaan paremmin monia asioita. Ollaanko tavoitteessa alusta saakka koko ajan ja tehdäänkö niitä asioita, niillä materiaaleilla, mitä laskentavaiheessa on suunniteltu.

Yrityksen projektimassan tarkastelu eri “kulmista”

Oletko koskaan miettinyt, että mikä kannattavuustaso on tietyn asiakkaan osalta, tietyn tyyppisten projektien osalta, tietyn työnjohtajan vetäessä projekteja tai joltain muilta osin. Mikäli seuraat yksittäisiä projekteja erikseen, et saa helposti tietää, mikä yhdistää kannattavia projekteja ja mikä yhdistää kannattamattomia projekteja. 

Kun yritykselläsi on samassa järjestelmässä laskenta ja kustannusseuranta litteratasolla sekä pääset pureutumaan eri “kulmista” koko projektimassan kannattavuuteen litteratasolla ja erilaisilla suodattimilla, saat merkittävän lisäarvon verrattuna kilpailijoihisi. Pystyt nopeasti tekemään muutokset eri asioihin, näet nopeasti ja helposti, ketkä organisaatiossa olevista henkilöistä kannattaa sitouttaa hyvien tulosten perusteella yrityksesi avainhenkilöiksi sekä keiden kanssa on hyvä käydä kehityskeskustelua tilanteen parantamiseksi.

Lisäksi pääset käsitykseen, ovatko lisätyöt yrityksellesi kannattavia. Näet tilanteen eri sopimusmuodottain, mikäli teet välillä kokonaishintaurakointia tai yksikköhintaurakointia. Tällaisen datan hyödyntäminen on nykyisessä, turbulenttisessa tilanteessa äärimmäisen tärkeää kilpailukyvyn, kannattavuuden ja ylipäätään toimintaedellytysten ylläpitämisessä sekä kehittämisessä.

Yhteenveto

Rakennusalan yrityksen kannattava liiketoiminta perustuu oikeastaan muutamaan tärkeään pointtiin, joita vain toteutetaan järjestelmällisesti ja samaa kaavaa noudattaen. Muista siis tärkeimmät asiat rakennusalan kannattavuuden mekanismeista:

1. Huomioi kaikki kulut laskennassa ja tee se oikein!
2. Käytä helppoja tuotepaketteja, joihin kaikki kulut on upotettu
3. Tee tarjous- tai kustannuslaskenta litteratasolla
4. Tee seuranta reaaliaikaisesti ja varmista työntekijöiden käyttökokemus
5. Opi aiemmista projekteista ja kehitä toimintaa, laskentaa ja seurantaa
6. Käytä Fondionia